werkgeven_december_2009

L oon?voor een externe presentatie markeer- stiften koopt en de aanschaf daarvan bij het bedrijf declareert. Een ander voorbeeld is het etentje met cliënten: het deel van de rekening dat toerekenbaar is aan de cliënten heeft betrekking op de intermediaire kosten. De kosten van de werknemer zelf, zijn geen intermediaire kosten. VriJstelling De resterende vergoedingen en verstrek- kingen, met aftrek van de intermediaire kosten, mag de werkgever belastingvrij toekennen, tot een maximum van 1,4 procent van de fiscale loonsom (het alge- mene forfait). Voor vergoedingen boven die grens, is de werkgever in beginsel 80 procent eindheffing verschuldigd, verge- lijkbaar met een belastingdruk van 44 procent. Voor omvangrijke posten geldt een gerichte vrijstelling, zonder effect op de budgettaire ruimte van het algemene forfait. Op dit moment gelden gerichte vrijstellingen voor onder andere de vol- gende posten: p reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer: maximaal € 0,19 per kilometer (inclusief woon-werkver- keer) p bijscholing, cursussen, congressen, training, studiekosten e.d. p maaltijden in verband met overwerk, koopavonden, dienstreizen e.d. p outplacement p verhuiskosten p verblijfskostenvergoeding in verband met tijdelijke werkzaamheden elders p extraterritoriale kosten. De kosten van het etentje van de werk- nemer met cliënten die de werknemer zelf betreffen, vallen onder de vrijgestel- de verblijfskosten elders. Voor zakelijke reizen, inclusief het reizen voor woon- werkverkeer, geldt een vrijstelling van € 0,19 per kilometer. Als een werkgever meer betaalt, valt het meerdere stan- daard in het algemene forfait. Alle overige vergoedingen en verstrek- kingen vallen in beginsel in het algeme- ne forfait van 1,4 procent. De verschil- lende posten moeten worden gespecifi- ceerd, maar hoeven niet aan individuele medewerkers te worden toegerekend. Dit lijkt een belangrijke vereenvoudi- ging. Ook is het mogelijk de budgettaire ruime aan één of enkele werknemers toe te bedelen. Daarbij geldt wel een zogenoemde gebruikelijkheidstoets, bedoeld om misbruik van de regeling te voorkomen. Uiterlijk tot het moment van betaling van de vergoeding of het geven van de verstrekking is het mogelijk om met de werknemer af te spreken dat de vergoe- ding of de verstrekking als een loonbe- standdeel wordt aangemerkt. In dat geval betaalt de werknemer de reguliere loonheffing over het loon. Dit gebeurt vooral binnen bedrijven met lage lonen. Als werkgever en werknemer hierover geen afspraken maken, geldt de eind- heffing. FiscAle Fiets Een voorbeeld van een post die onder het algemene forfait valt, is de fiets van de zaak. Het verstrekken van een fiets is nu gebonden aan een aantal voorwaar- den: een maximaal aankoopbedrag van € 749, een apart bedrag voor accessoires (€ 82) en de eis dat de fiets op minimaal 50 procent van de woon-werkdagen in gebruik moet zijn. Bovendien mag de werkgever slechts één keer per drie jaar een fiets ter beschikking stellen of ver- goeden. De invoering van de werkkostenregeling vereist goede samenwerking van verschillende afdelingen binnen de organisatie, zoals HR, de financiële administratie, de salarisadministratie en juridische zaken, en eventueel de externe fiscalist. AWVN raadt werkgevers aan zich via het volgende stappenplan op de nieuwe regeling voor te bereiden: Stap 1 Breng de werkgeverslasten onder de huidige rege- ling in kaart, met inachtneming van de verschil- lende voorwaarden bij de diverse vergoedingen en verstrekkingen, de gedeclareerde kosten en de afspraken met de Belastingdienst over de alge- mene onkostenvergoeding. Stap 2 Breng de werkgeverslasten onder de nieuwe werk- kostenregeling in kaart, met inachtneming van de intermediaire kosten, de gerichte vrijstellingen en de 80 procent-eindheffing bij overschrijding van het algemene forfait van 1,4 procent van de fiscale loonsom. Stap 3 Stel vast of het financieel en beleidsmatig aan- trekkelijk is om toepassing van de werkkostenre- geling uit te stellen op basis van het keuzeregime. Stap 4 Bepaal welke vergoedingen en verstrekkingen na invoering van de werkkostenregeling gehand- haafd blijven. Stap 5 Pas bestaande afspraken met werknemers (OR) en bonden (CAO) aan, of breng ze ter sprake in her- onderhandelingen. Stap 6 Pas de administratieve processen binnen de orga- nisatie aan, richt de salarisadministratie en de inkoopcontracten opnieuw in. stappenplan voor invoering

10|11 Werk geVen nuMMer 6 L oon? Voor bepaalde zaken (waaronder maal- tijden in de kantine) komen forfaitaire (vaak lagere) waarderingen. Voor de andere posten geldt de factuurwaarde of de waarde in het economisch verkeer als de factuurwaarde niet bekend is. AnDere geluiDen De nieuwe regeling treedt met ingang van 1 januari 2011 in werking. Er geldt een overgangsregeling tot en met 2013 – de werkgever kan er in die periode voor kiezen aan de bestaande regeling vast te houden. In 2013 vindt evaluatie van de regeling plaats; de definitieve in voering van de regeling staat in 2014 op het programma. In de loop van 2010 zullen er verschillende uitvoeringsrege- lingen komen. Bij de inwerkingtreding van de regeling vervallen alle eerder met de Belastingdienst gemaakte afspraken over de algemene onkosten- vergoedingen. Het verstrekken of vergoeden van een (elektrische) fiets wordt na invoering van de werkkostenregeling een stuk eenvoudiger, omdat alle voorwaarden vervallen. De werkgever zal op bedrijfs- niveau moeten bijhouden hoeveel fiet- sen er zijn verstrekt en wat de waarde daarvan is geweest. De werkgever komt pas in de belaste sfeer als alle posten waarvoor geen gerichte vrijstelling valt, meer bedragen dan 1,4 procent van de totale fiscale loonsom. De gebruikelijk- heidstoets voorkomt dat een bepaalde medewerker per jaar meerdere fietsen kan krijgen. De regeling voor een fiscaal vriendelijke fiets is dus vereenvoudigd, maar voor de aanschaf ervan mag de forfaitaire ruim- te dus niet al door andere posten zijn opgesnoept. Met z'n allen op de fiscale fiets naar een groot personeelsfeest zit er (in één kalenderjaar) niet meer in. Voor een aantal verstrekkingen blijft het huidige systeem van kracht. Daarbij gaat het om de dienstwoning, de auto van de zaak en het rentevoordeel van hypothe- caire leningen. Een aantal binnen het algemene forfait vallende posten wordt anders gewaar- deerd dan de waarde in het economisch verkeer. Deze posten vallen dus wel bin- nen het algemene forfait, maar snoepen geen of minder forfaitaire ruimte op. Onder meer de volgende posten worden op nihil gewaardeerd: p arbovoorzieningen p vakliteratuur op de werkplek p consumpties tijdens werktijd, die geen onderdeel zijn van de maaltijd p inrichting van de werkplek (niet de werkplek in de eigen woning) p mobiele telefoons, mits meer dan 10 procent zakelijk gebruik p openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik) p pc's, zoals notebooks en laptops, mits ten minste 90 procent zakelijk gebruik p uniformen en werkkleding. Meer weten? Ondersteuning nodig bij de invoering van de werkkostenregeling? Neem contact op met de fiscale specialisten van AWVN. Bel of mail de AWVN- werkgeverslijn, (070) 850 86 05, werkgeverslijn@ awvn.nl. De werkkostenregeling is onderdeel van een omvangrijk pakket aan belasting- maatregelen. Het idee achter de werk- kostenregeling, het vereenvoudigen van het systeem van vergoedingen en ver- strekkingen, is uitermate charmant. Het kabinet gaat ervan uit dat er op macro- niveau geen verschillen zullen optreden in de lasten, maar AWVN verneemt andere geluiden van werkgevers. Die geluiden zijn dat de werkgeverslasten door de invoering van de regeling zullen stijgen, terwijl de beloofde besparingen op de administratieve lasten slecht onderbouwd zijn. Wie als werkgever hogere loonkosten wil voorkomen, zal zich moeten verdiepen in de nieuwe fis- cale regels om te bezien in hoeverre het huidige beleid van vergoedingen en ver- strekkingen te continueren is. De rege- ling zal ook impact hebben op de inrich- ting van de administratieve en bedrijfs- processen. Aan de slag, dus! p

www.publitas.com, www.publitas.nl
werkgeven_december_2009 main